Concept-verslag Algemene Ledenvergadering TV het Ei op maandag 21 november 2016

  1. De Voorzitter heet alle aanwezigen van harte welkom op deze vergadering voor leden en huurders van TV het Ei.
    Het bestuur wil met haar leden en huurders in gesprek gaan over een aantal onderwerpen die belangrijk zijn voor de toekomst van Tv het Ei. Voor bepaalde besluiten is draagvlak in de vereniging vereist. Naast deze onderwerp komen er nog een paar concrete agendapunten aan de orde.
     
  2. Het verslag van de Jaarvergadering dd. 29 februari
    was voor iedereen op de website te lezen. De aanwezigen hebben hierover geen vragen of opmerkingen en hierbij wordt het verslag vastgesteld. Wel wordt door de aanwezigen of een verslag op papier of een leesbare versie op het scherm gevraagd. Het bestuur neemt dit mee voor de volgende keer.
     
  3. De jaarrekening 2015
    is nog niet door de ledenvergadering goedgekeurd en vastgesteld. Rob van den Broek geeft als penningmeester een korte toelichting op opvallende posten in de Jaarrekening. Zo zijn  de huurinkomsten en de contributies teruggelopen in 2015. Is de baromzet in het clubgebouw achtergebleven bij de begroting. Daar staat een flinke besparing tegenover op het onderhoud van het park mogelijk gemaakt door de inzet van vrijwilligers op de woensdagochtenden. Deze trend zal zich voortzetten in 2016. Op de  vraag hoe we er als vereniging voorstaan wordt medegedeeld dat er een batig saldo is van zo,n € 22.000 op de  spaarrekening en zo,n € 4000 op de betaalrekening. De kascommissie bestaande uit Peter Broers en Jan Stekelenburg heeft de financiële stukken gecontroleerd en geen onregelmatigheden aangetroffen. Ze adviseert de vergadering de penningmeester decharge te verlenen voor de Jaarrekening 2015. In 2017  willen we in het voorjaar de jaarrekening 2016 aan de vergadering van Leden en huurders ter goedkeuring voorleggen.
     
  4. Contributies 2017
    De voorzitter geeft een korte toelichting op de voorstellen om de contributies voor het nieuwe seizoen in 2017 iets te verhogen. Het seizoen is inmiddels verlengd tot en met oktober en we willen in de toekomst graag nog langer doorspelen als de weersomstandigheden dat toelaten. Conform het voorstel wordt de contributie voor leden voor 2017 vastgesteld op €125,00 en voor leden die tevens huurder zijn € 100,00. Het lidmaatschap van de KNLTB is hierbij inbegrepen.De huurtarieven zullen in 2017 met 4,5 % worden verhoogd.
     
  5. Deelname KNLTB voorjaarscompetitie en zomeravond competitie.
    Het bestuur stelt de aanwezigen voor om als TV het Ei te gaan deelnemen aan de KNLTB competities. Belangrijke voorwaarden zijn:
    Leden geven zich per team op bij het bestuur of de nog aan te stellen competitieleider. Pér team kan het aantal leden variëren waarbij de gemiddelde speelsterkte bepalend is voor de klasse waarin men gaat uitkomen.
    De competitie start in april en duurt 6-7 weken. De voorjaarscompetitie start in mei op woensdagavond  en duurt ook 6-7 weken. De kosten voor inschrijving komen voor rekening van de teams zelf. De woensdagavond kan gebruik worden gemaakt van 2-3 banen waardoor er bijvoorbeeld max. 4 teams kunnen deelnemen met wisselend uit- en thuis spelen in de regio West Brabant. De vergadering gaat met het bestuur in discussie over de meerwaarde van competitie spelen en gaat uiteindelijk akkoord met deelname vermits er zich teams opgeven. We gaan de leden verder informeren in de Nieuwsbrief. Aanmelding voor 16 januari a.s. (zie voor meer informatie over de voorjaarscompetitie de website van de KNLTB).
     
  6. De KNLTB heeft het bestuur gepolst of er interesse bestaat om in de zomer van 2017 een 50 plus toernooi te organiseren. Een  KNLTB 50 plus  toernooi kan zich in grote belangstelling verheugen en om te vereniging te promoten zou dit een prima gelegenheid zijn. Het bestuur heeft een Voorlopige aanvraag ingediend in de week van 22 juli tm zondag 30 juli 2017. Omdat we een extra week hebben kunnen huurders worden gecompenseerd met het laatste weekend en de eerste week van oktober. Gevraagd wordt waarom we geen Jeugdtoernooi organiseren gelet op de ambities van het Ei om meer jonge spelers te interesseren voor het lidmaatschap? Het bestuur kiest nu voor een KNLTB 50+ toernooi om de vereniging meer bekend te maken en om leden gelegenheid te bieden om op de eigen club  een echt toernooi te spelen. Belangrijke voorwaarde is  de medewerking van vrijwilligers bijv. De werkgroep Karel van Brink toernooi. Roger van Keer is  in ieder geval bereid om zijn medewerking te verlenen, de anderen gaan we nog vragen. Rob van den Broek gaat een KNLTB cursus volgen voor toernooileider KNLTB . Akkoord van KVB werkgroep is een voorwaarde. Actie: Bestuur.
     
  7. De voorzitter maakt melding van het feilt dat de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging geactualiseerd dienen te worden conform het concept format van de KNLTB. De huidige statuten voldoen niet meer maar we gaan dit het komende jaar rustig uitzoeken en hebben hiervoor Tobias  Overstegen bereid gevonden e.a uit te zoeken vanuit zijn juridische achtergrond. Tzt worden de nieuwe statuten en HH voorgelegd aan de ALV van TV het Ei. 
     
  8. Het nieuwe seizoen start op zaterdag 1 april en eindigt op vrijdag 30 september 2017 voor vaste huurders en op 31 oktober a.s.voor de leden. In het  geval van het doorgaan 50+  in juli  loopt het seizoen een week door voor huurders tot en met 6 oktober 2017. Daarna is spelen voor leden en huurders alleen mogelijk dmv reserveren/afhangen. ( oktober is een bonus maand).
     
  9. Wijziging openingstijden Clubgebouw seizoen 2017. Het afgelopen seizoen hebben de openingstijden kritisch tegen het licht gehouden. De bezetting van 3 uur voor dagdelen ma-vr. Is een kostbare investering gebleken na vergelijk kosten en opbrengsten. Het bestuur stelt voor om per dagdeel 1 uur open te stellen evt in overLeg met huurders welke uur hiervoor het beste uitkomt. S’Avonds zijn we voortaan van 19.00-22.30 uur open. In het weekend blijven de openingstijden ongewijzigd in dit voorstel van 09.00-17.00 uur. Na discussie over argumenten pro- en  contra gaat de vergadering akkoord met de nieuwe openingstijden waarbij wordt opgemerkt dat in goed overleg wel eens kan worden afgeweken maar dat dit de formele afspraken zijn.
     
  10. Sylvia Stekelenburg vraagt namens het bestuur aan leden en huurders om zich meer als vrijwilliger in te zetten vormde vereniging omdat we het met 4 personen nauwelijks kunnen aansturen. Gelukkig hebben we voor de groenvoorzieningen/ park beheer dit seizoen een paar vrijwilligers gehad waardoor de kosten voor onderhoud park sterk zijn verminderd. Ook zijn we nog steeds op bezoek naar een extra bestuurder, competieleider, sponsorvrijwilligers e.a. Sylvia stelt voor om een telefonische belasting te organiseren maar de vergadering pleit voor rechtstreeks mensen aanspreken en vragen. Soms voor incidentele medewerking en anders voor commissiewerk. Bestuur gaat ermee aan de slag. Resultaat van deze avond is dat na Tobias Overstegen voor juridisch advies, Jan Stekelenburg zich wil inzetten voor aantrekken sponsors en dat Stef zich als vaste huurder wil aanmelden voor de onderhoudsploeg op woensdag!
     
  11. De nieuwe KNLTB clubapp. Met de nieuwe KNLTB clubapp. Kunnen leden een baan reserveren ....
     
  12. Toegang park en kleedkamers.  Met ingang van het nieuwe seizoen is het park uitsluitend toegankelijk met een KNLTB ledenpas. Dat geldt ook voor de kleedkamers. Tijdens de openingstijden van het clubgebouw is het park zonder pas toegankelijk. Voor de huurders worden per contractant 2 passen beschikbaar gesteld.
     
  13. Rondvraag:
  • wel of geen prioriteit geven aan werving Jeugdleden? De meningen zijn verdeeld. Waarom ook geen Jeugdtoernooi organiseren om jongeren bekend te maken met het Ei. Is zeker een overweging waard!
  • Kunnen  we als leden van het Ei een groepsapp. Aanmaken om elkaar te bellen voor tennis afspraken. Via mijn KNLTB kun je alle leden van TV het Ei zien met telefoonnummer en/ of e-mailadres. Een groepsapp. Werkt alleen op basis van instemming van ieder individueel lid.
  • Hoe lang kan men men de app.vooruit een wedstrijd met tennisbaan inplannen? Max. 1 week van tevoren. Men dient echter 10 minuten voor aanvang van de partij aanwezig te zijn en de partij bevestigd te hebben op het scherm anders vervalt de reservering!
  • Is alarmering noodzakelijk aanwezig in het clubgebouw en gelet op de kosten?
    Wellicht een punt van heroverweging voor het bestuur als het geen voorwaarde is van de verzekering!
  • Kan het Ei faciliteiten bieden aan de vele studenten in Breda tegen een  aantrekkelijk tarief waardoor we ook meer jonge leden zouden kunnen verwelkomen.
    Gewezen wordt op Bres op de Heerbaan een organisatie voor sportactiviteiten. Bestuur gaat contact opnemen met BRES om mogelijkheden van samenwerking te onderzoeken!
  • Is het een overweging om zonnepanelen te gaan plaatsen en daarmee geld in het laatje van de vereniging te brengen?
    Het Ei is net overgestapt naar een groene energieaanbieder Greenchoice. We gaan deze optie verder in het bestuur bespreken.
  • Is er nog een vergunning aanwezig  voor het plaatsen van lichtmasten ook al zou het maar op 2 banen kunnen. 
    Bij het bestuur is van een vergunning niets bekend. Gelet op het gegeven van slechts  60 leden is een dergelijke investering niet te verdedigen. Wellicht bij een duidelijke aanwas van leden te heroverwegen.
     

De voorzitter sluit de vergadering en dankt de aanwezigen voor hun inbreng. Het bestuur biedt de leden een drankje aan.